Relevante cliente, requiere contratar a Asistente Administrativo de Gerencia para la ciudad de Mejillones, por proyecto de 6 meses de manera inicial. Nuestro cliente es una reconocida empresa del rubro de Energía.
Gestión de Secretaría y Soporte Administrativo de Gerencia:
- Gestionar y organizar proactivamente la agenda del Gerente, asegurando la priorización efectiva de reuniones y compromisos estratégicos.
- Administrar de manera confidencial y ordenada el archivo, correspondencia, flujos de firmas y la documentación oficial de la gerencia y el sitio.
- Coordinar la logística de viajes de la gerencia, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte local, y realizar la posterior rendición de gastos y solicitudes de reembolsos según las políticas corporativas.
- Gestionar la adquisición de suministros de oficina, materiales administrativos y consumibles, manteniendo el control de stock y coordinando con los proveedores locales de servicios generales de la oficina.
Coordinación de Reuniones, Visitas y Actividades del Sitio:
- Coordinar agendas,
calendarizar reuniones internas y externas de la gerencia, gestionar la reserva de salas y la disponibilidad de recursos tecnológicos (videoconferencias, presentaciones), elaborando minutas de acuerdos cuando sea requerido.
- Liderar la planificación logística completa de visitas al complejo por parte de comités directivos, clientes, proveedores, auditores o autoridades externas, coordinando itinerarios, transporte, catering y requerimientos de estadía.
- Gestionar las solicitudes de acceso al sitio, asegurando el enrolamiento oportuno de visitas y contratistas temporales, y coordinando con el área de HSEQ la entrega de inducciones de seguridad y entrega de elementos de protección personal (EPP) correspondientes.
- Apoyar en la organización de eventos corporativos locales, talleres de trabajo (workshops) y actividades de integración para el personal del complejo industrial.