Departamento de Propiedades

Este Puesto Ayuda a Proporcionar y Mantener Instalaciones Que Ofrezcan a Los Miembros De La Iglesia Lugares Donde Puedan Adorar, Enseñar, Aprender, Orar Juntos, Hacer y Renovar Convenios, y Recibir Ordenanzas Sagradas. Cada Instalación De La Iglesia Que Se Construya Y/o Mantenga Debe

- Proporcionar un ambiente espiritual para la adoración de los miembros.
- Proyectar una imagen de reverencia y dignidad dentro de la comunidad.

Esta posición asiste al Gerente de Instalaciones (Facilities Manager) para garantizar el mantenimiento oportuno de las instalaciones mediante el uso de procesos y estándares establecidos de mantenimiento, reparación y reemplazo, así como brindar apoyo administrativo al grupo de trabajo de Gestión de Instalaciones. Se trata de un puesto de apoyo de nivel senior como colaborador individual. Responsibilities 35-45%

- Prepara solicitudes de compra.
- Recibe facturas y las concilia con las órdenes de compra, asegurando su exactitud e integridad.
- Garantiza el cumplimiento de los controles establecidos.
- Supervisa los conceptos facturados para verificar que cuenten con las aprobaciones correspondientes según los procesos definidos.
- Prepara cargas de pagos.
- Elabora informes financieros.
- Revisa estados de cuenta de tarjetas corporativas de compras.
- Lleva el seguimiento de todos los materiales y servicios para asegurar que hayan sido recibidos o ejecutados.
- Mantiene registros de pedidos pendientes.
- Administra archivos de Finanzas y Recursos Humanos.
- Cumple con requisitos e información relacionados con impuestos federales.
- Bajo la dirección del Facilities Manager, mantiene comunicación frecuente con proveedores y contratistas.
- Colabora en el establecimiento y registro de nuevos proveedores.
- Puede preparar contratos y verificar documentación de seguros.

30-40%

- Mantiene bases de datos informáticas, incluyendo:

- CNA
- Órdenes de Compra (Purchase Orders)




- Órdenes de Trabajo (Work Orders)

- Programas de Mantenimiento Preventivo
- Registros de Empleados e Instalaciones

15-25%

- Realiza tareas administrativas y secretariales, tales como:
- Redacción de correspondencia e informes.
- Elaboración de actas de reuniones cuando se le solicite.
- Ingreso de datos en sistemas informáticos.
- Administración y archivo de documentación.
- Atención telefónica.
- Gestión de correspondencia entrante y saliente.
- Creación de órdenes de trabajo.
- Procesamiento de solicitudes y órdenes de compra.
- Participación en capacitaciones requeridas.

10-15%

- Compila, genera y envía (por medios electrónicos o correo) diversos informes a la Oficina Central (HQ) o a líderes de estaca.

5%

- Gestiona las operaciones de oficina, incluyendo:
- Funcionamiento de equipos.
- Control de suministros.
- Administración y archivo de documentación.
- Gestión de mensajes telefónicos.
- Otras tareas administrativas relacionadas.

Qualifications

- Dos años de educación postsecundaria (posterior a la escuela secundaria).
- Cinco años de experiencia administrativa/clerical diversa o experiencia equivalente que demuestre las siguientes competencias:

Conocimientos y Habilidades Requeridas

- Dominio de herramientas informáticas, incluyendo Windows, aplicaciones de Microsoft Office y capacidad para aprender otros programas según sea necesario.
- Habilidades de comunicación, incluyendo una atención telefónica profesional y una redacción empresarial efectiva.
- Conocimientos básicos de contabilidad empresarial, incluyendo comprensión de facturas, órdenes de compra y contratos.
- Habilidades organizativas, incluyendo archivo de documentación, programación, gestión del tiempo y establecimiento de prioridades.
- Capacidad para comunicarse de manera efectiva y cortés con todo tipo de personas, incluidos líderes del sacerdocio, gerentes, compañeros de trabajo y proveedores.

📌 Asistente de Pagos - Santiago - Chile
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📍 Chile