Company Description: EMPRESA RETAIL

: Empresa de Accesorios de Alta Gama está en búsqueda de una Asistente Administrativa para formar parte del equipo de trabajo.

Objetivo Principal Del Cargo

Responsable de la atención de visitantes y Clientes que ingresan a la oficina, así como gestionar las llamadas telefónicas, correspondencia y otras funciones administrativas básicas que garanticen el buen funcionamiento de la recepción. Su labor está orientada a efectuar actividades administrativas, bajo instrucciones precisas.

Responsabilidades y Funciones Del Cargo

- Cumplir cabalmente todas las definiciones y directrices de la Empresa, lo cual está establecido en el Reglamento de Trabajo, políticas y documentos del Sistema de Gestión de Calidad (SGC); tales como procesos, subprocesos, instructivos, formatos y registros, entre otros.

- Mantener el área de recepción limpia, ordenada y presentable.

- Ejecutar tareas de dificultad rutinaria, prestando servicio y apoyo administrativo, en las diferentes áreas de trabajo.

- Digitalización, archivo o envío de documentos.

- Recepción y despacho de correspondencia, si aplica. (mensajería, paquetes).

- Elaboración de reportes, archivos, orden, presentaciones u otro entregable.

- Recopilar y procesar información que le encarguen.

- Recibir a los visitantes o a las personas que llaman y determinar si se les debe dar acceso a personas (federal Access)

- Atención personal que viene a entrevistas.

- Orientar a colaboradores, Clientes y visitas.

- Atender presencial y telefónica al Clientes y visitas sobre:

- Horarios y canales de atención.

- Ubicación de Puntos de Venta y página web.

- Estado de Servicios Técnicos (validando status en Sistema MERJET) y atención general.

- Enviar o entregar información a Clientes sobre presupuestos y/o cobrar reparaciones.

- Mantener actualizada la lista de contactos (personal, clientes, proveedores, etc.) y proveerla al personal de la Empresa que la requiera.





- Coordinar/ informar /llevar registro de capacitaciones al personal, conforme las directrices que el área de RRHH le indique.

- Adquisición de bienes y servicios:

- Buscar nuevos proveedores recolectando información sobre condiciones de compra en términos de precio, calidad, plazos de entrega y condiciones de pago.

- Emisión de órdenes de compra en el ERP de forma correcta.

- Seguimiento de entrega de órdenes de compra incluida la recepción en sistema ERP.

- Coordinar con el personal de las demás áreas que las compras estén alineadas con sus requerimientos y los de la empresa.

- Llevar control de suministros de papelería e insumos de oficina; identificar “quiebre de stock” y entregar consolidados de compra cuando se requiera.

- Procesar compras cuando su jefe directo le autorice.

- Gestionar preparativo de viaje:

- Cotización vuelos, alojamiento, transporte y similares dentro de los márgenes o criterios que defina la Empresa previamente aprobada por jefe directo.

- Conforme los días de viaje y los criterios de Empresa calcular la asignación de fondos de alimentación (monto para desayunos, almuerzos, cenas) según corresponda e informar a las áreas responsables de carga.

- Recopilación de documentos contables de cada orden de compra.

- Otras actividades que le solicite su jefe directo.

- Otras actividades de apoyo que se requieran de otras áreas

FORMACION COMPETENTE

- Técnico en áreas de Administración, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.

EXPERIENCIA LABORAL PREVIA

- Mínimo 2 años en cargos o labores similares.

COMPETENCIAS PARA EL CARGO

- COMPETENCIAS TÉCNICAS

- Manejo de herramientas ofimáticas (Excel, Word, PowerPoint, Outlook).

- Redacción y ortografía.

- Conocimientos básicos en gestión administrativa y contable.

- Uso de sistemas ERP o software de gestión (deseable).

- COMPETENCIAS DE GESTIÓN

- Organización y planificación.

- Comunicación efectiva.

- Orientación al cliente interno y externo.

- Proactividad y autonomía.

- Discreción y confidencialidad.

- Capacidad para trabajar bajo presión.

📌 ASISTENTE ADMINISTRATIVA (Santiago)
🏢 Empresa retail
📍 Santiago