- Apoyo en la Administración de Contratos Entrantes

- Mantener actualizados los archivos físicos y digitales de cada contrato entrante.

- Apoyar la recopilación y organización de documentación contractual y financiera.

- Actualizar bases de datos y sistemas internos relacionados con proyectos y contratos (Workday, Smartsimple y Adaptive).

- Realizar seguimiento de fechas clave, entregables, informes y vencimientos.

- Gestionar los acuerdos de apoyo para viajes requeridos en el marco de los proyectos, coordinando la recopilación de antecedentes, elaboración de borradores, seguimiento de firmas, archivo de documentos y monitoreo de su correcta ejecución y rendición.

- Colaborar en la preparación de información requerida por los equipos programáticos y de operaciones.

- Apoyo en el Monitoreo Financiero

- Mantener actualizados los registros de ejecución presupuestaria de los proyectos (One Drive).

- Mantener actualizadas las actas de reuniones de revisión de ejecución de los proyectos (One Drive).

- Preparar reportes financieros periódicos y cuadros de seguimiento para revisión de la Coordinadora Financiera.

- Revisar documentación de respaldo y verificar su consistencia antes de su procesamiento.

- Apoyar procesos de conciliación y seguimiento de gastos de proyectos.

- Dar seguimiento a remesas, ingresos y saldos de proyectos según instrucciones de la Coordinadora Financiera.

- Apoyar la generación, distribución, recopilación y revisión preliminar de los Timesheets mensuales del personal, verificando su completitud, consistencia y cumplimiento de los requerimientos de los proyectos y donantes, para su posterior validaciu00f3n por la Coordinadora Financiera.





- Apoyo en Reportes a Donantes

- Recopilar documentación financiera requerida para la preparación de reportes.

- Completar formatos y plantillas estandarizadas de reportes financieros según requerimiento de cada donante.

- Verificar que la documentación de respaldo cumpla los requisitos establecidos por los donantes y la organización.

- Gestión Documental y Cumplimiento

- Organizar y resguardar la documentación financiera y contractual.

- Apoyar revisiones internas de cumplimiento de políticas y procedimientos.

- Mantener registros actualizados de contratos, convenios y documentación de proyectos.

- Apoyo en Auditorías

- Recopilar y organizar la documentación solicitada por auditores internos y externos.

- Mantener archivos ordenados y disponibles para procesos de auditoría.

- Dar seguimiento a requerimientos de información durante auditorías

- Otras tareas comunes

- Colaborar en actividades de planificación, monitoreo y evaluación del equipo de WWF Chile.

- Participar colaborativamente en actividades comunes de la oficina de WWF, incluyendo reuniones mensuales, anuales, de desarrollo organizacional, entre otras.

- Desarrollar todas aquellas responsabilidades que por la naturaleza de su trabajo puedan surgir y/o le sean asignadas por su supervisor.

- Relaciones de trabajo:

- Internas:



Comunicación regular con la Coordinadora Financiera a quien reporta y recibe orientación, y trabajo en equipo con los demás miembros del equipo de Operaciones.

- Externas:A medida que se vaya integrando al equipo, asumirá labores de comunicación efectiva con miembros de la red integral de WWF, en particular con la oficina de WWF-US en materias de manejo de donantes y administración interna.

- Calificaciones mínimas:

Conocimientos:

- Poseer un título profesional en el área de administración, negocios o similar.

- Fluidez en español (escrito y hablado) y deseable dominio de inglés (escrito y hablado).

- Dominio de entorno Windows. Indispensable: MS Office (Word y Excel a nivel intermedio), manejo de correo electrónico (de preferencia Outlook).

- Conocimiento de Asistentes de Inteligencia Artificial (de preferencia Claude o Copilot)

- Deseable dominio de herramientas de análisis de datos (PowerBi o Similares)

- Deseable dominio en ERP's de cualquier tipo.

- Conocimiento de sistemas de reuniones remotas (Zoom, Teams).

Experiencia:

- Experiencia mínima de 2 años en actividades administrativas

- Experiencia en registros contables

- Experiencia en procesos de auditoría

- Experiencia en trabajos similares en otras Organizaciones (Deseable)

Competencias:

- Integridad

- Orientación a resultados

- Respeto y valoración de la diversidad.

- Organizado, con alto grado de sentido de responsabilidad.

- Manejo efectivo del tiempo

- Habilidad de comunicación.

- Organización para trabajar efectivamente bajo presión

Asistente Financiero/a Valdivia, Los Ru00edos, Chile

📌 Asistente Financiero/A (Valdivia)
🏢 World Wildlife Fund - Chile
📍 Valdivia