Importante cliente, requiere contratar a Asistente Administrativo de Gerencia para la ciudad de Mejillones, por proyecto de 6 meses de manera inicial.Nuestro cliente es una reconocida empresa del rubro de Energía.

Funciones

1. Gestión de Secretaría y Soporte Administrativo de Gerencia
- Gestionar y organizar proactivamente la agenda del Gerente, asegurando la priorización efectiva de reuniones y compromisos estratégicos.
- Administrar de manera confidencial y ordenada el archivo, correspondencia, flujos de firmas y la documentación oficial de la gerencia y el sitio.
- Coordinar la logística de viajes de la gerencia, incluyendo la reserva de vuelos, alojamiento, transporte local, y realizar la posterior rendición de gastos y solicitudes de reembolsos según las políticas corporativas.
- Gestionar la adquisición de suministros de oficina, materiales administrativos y consumibles, manteniendo el control de stock y coordinando con los proveedores locales de servicios generales de la oficina.

- Coordinación de Reuniones, Visitas y Actividades del Sitio

- Coordinar agendas, calendarizar reuniones internas y externas de la gerencia, gestionar la reserva de salas y la disponibilidad de recursos tecnológicos (videoconferencias, presentaciones), elaborando minutas de acuerdos cuando sea requerido.
- Liderar la planificación logística completa de visitas al complejo por parte de comités directivos, clientes, proveedores, auditores o autoridades externas, coordinando itinerarios, transporte, catering y requerimientos de estadía.
- Gestionar las solicitudes de acceso al sitio, asegurando el enrolamiento oportuno de visitas y contratistas temporales, y coordinando con el área de HSEQ la entrega de inducciones de seguridad y entrega de elementos de protección personal (EPP) correspondientes.
- Apoyar en la organización de eventos corporativos locales, talleres de trabajo (workshops) y actividades de integración para el personal del complejo industrial.

- Confección de Bases Técnicas y Documentación de Licitación

- Elaborar,



estructurar y redactar con rigor técnico los borradores de bases técnicas, términos de referencia (TdR) y alcances de servicio (Scope of Work - SOW) requeridos para licitar contrataciones de servicios específicos en el sitio.
- Reunir, consolidar y canalizar la información técnica provista por los líderes de áreas operativas (Mantenimiento, Operaciones, HSEQ) para integrarla de manera coherente en los pliegos de licitación.
- Colaborar estrechamente con el departamento de Compras (Procurement) en la definición de la estrategia de licitación, la preparación del paquete licitatorio final, la respuesta a consultas de proponentes (aclaraciones técnicas) y el soporte en la evaluación de las ofertas técnicas recibidas.

- Control Operativo-Administrativo y Registro en Sistemas

- Realizar el seguimiento de solicitudes de pedido (PR), órdenes de compra (PO) y hojas de entrada de servicios (SES) en el sistema GET u otros sistemas corporativos.
- Elaborar reportes periódicos, presentaciones gerenciales y consolidar indicadores clave de rendimiento (KPIs) administrativos y operativos del complejo energético.
- Mantener actualizadas las bases de datos de contratistas locales, visitas históricas, actas de reuniones y cronogramas de proyectos del sitio.

- Cumplimiento Normativo y de Sostenibilidad

- Velar por la correcta aplicación de las normativas legales corporativas, el Código de Conducta y los lineamientos de ética empresarial en cada proceso administrativo y licitatorio.
- Colaborar en la recopilación de datos y evidencias necesarias para auditorías internas,



revisiones de control interno o para dar soporte a los reportes de compromisos de sostenibilidad y gobernanza (ESG) del complejo.

Detalles del Puesto

- Disponibilidad de trabajar en la ciudad de Mejillones.
- Disponibilidad de trabajar por proyecto de 6 meses de manera inicial con posibilidades de renovación.
- Disponibilidad de trabajar de lunes a viernes de 08:00 a 17:00 hrs.
- Ventajas: Bus de traslado y almuerzo en dependencias de la empresa.

Requisitos

- Formación Académica: Técnico de Nivel Superior en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo Técnico/Bilingüe, Técnico Industrial, Ingeniero en Administración, o carrera afín.
- Experiencia: Entre 2 y 4 años de experiencia en cargos de secretaría ejecutiva, asistente de gerencia o soporte técnico-administrativo, idealmente dentro de sectores industriales complejos como energía, minería, gas o infraestructura pesada.
- Experiencia práctica demostrable en la redacción, revisión o edición de especificaciones técnicas, bases de licitación o documentos contractuales de servicios.
- Manejo intermedio de sistemas ERP, con fuerte deseabilidad de experiencia en módulo SAP - GET (procesamiento de PR, Solicitudes de Pedido, carga de SES, etc.).
- Dominio de herramientas informáticas MS Office (Word intermedio-avanzado, Excel nivel medio para control de datos, PowerPoint medio para presentaciones gerenciales).
- Conocimiento básico en normativas de seguridad en sitios industriales y de directrices corporativas en ética corporativa y gobernanza (ESG).
- Disponibilidad de trabajar en la ciudad de Mejillones.
- Disponibilidad de trabajar por proyecto de 6 meses de manera inicial con posibilidades de renovación.
- Disponibilidad de trabajar de lunes a viernes de 08:00 a 17:00 hrs.

Requerimientos Adicionales

- Requerimientos- Educación mínima: Universitaria / I.P. / C.F.T.
- 3 años de experiencia
- Palabras clave: ayudante, asistente, auxiliar, aux, auxiliary, assistant, helper, aide, administrative

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📌 Asistente Administrativo de Gerencia, Mejillones
🏢 Michael Page
📍 Mejillones