Resumen del puesto Buscamos un/a Asistente de Operaciones de Eventos organizado/a, dinámico/a y con vocación de servicio para apoyar la planificación, preparación, coordinación y ejecución de eventos y actividades operativas en Viña del Mar. Esta es una excelente ocasión para recién graduados/as, personas que buscan su primer empleo o profesionales con poca experiencia, interesados/as en eventos, hostelería, turismo, operaciones, atención al cliente, marketing, administración o logística. Como Asistente de Operaciones de Eventos, ayudarás a coordinar los horarios, espacios, materiales, proveedores, equipos, información para invitados, documentación y actividades in situ para garantizar el buen desarrollo de los eventos. Trabajarás en estrecha colaboración con coordinadores/as de eventos, equipos de operaciones, proveedores, espacios, equipos de atención al cliente, personal de marketing y otros colaboradores internos y externos. No se requiere experiencia previa en eventos profesionales. Funciones Apoyar la planificación diaria de eventos y las actividades operativas. Colaborar en la preparación de horarios y cronogramas de eventos. Mantener actualizados los calendarios de eventos. Ayudar con las listas de verificación y el seguimiento de tareas de los eventos. Supervisar los plazos y las tareas pendientes de los eventos. Ayudar a preparar los espacios antes de los eventos. Apoyar en el montaje y desmontaje de los eventos. Colaborar en la disposición de mesas, expositores, señalización, áreas de registro y demás materiales del evento. Ayudar a preparar el equipo y los suministros del evento. Comprobar los materiales del evento con las listas aprobadas. Colaborar en el inventario de los suministros del evento. Ayudar a organizar los materiales promocionales e informativos. Apoyar en el transporte y traslado de los materiales del evento cuando sea necesario.Ayudar con la coordinación de la entrega y recogida de equipos. Ayudar a coordinar la información rutinaria con los lugares del evento. Ayudar con la comunicación con proveedores. Confirmar la información rutinaria de entrega y servicio. Mantener los registros de contacto de proveedores y eventos. Ayudar a coordinar la información de catering cuando corresponda. Ayudar con la coordinación de servicios audiovisuales y técnicos. Informar sobre problemas de equipo o configuración al equipo correspondiente. Ayudar con el registro de asistentes. Dar la bienvenida y orientar a los asistentes al evento. Responder a las preguntas habituales de los asistentes. Ayudar a mantener los registros de registro y asistencia. Ayudar con las listas de invitados y la información de los participantes. Apoyar las actividades de atención al cliente durante los eventos. Ayudar a coordinar a ponentes, expositores, invitados o participantes según las instrucciones. Ayudar con la programación de salas de reuniones y actividades. Ayudar a mantener la documentación del evento. Organizar los archivos digitales y físicos del evento. Ayudar con las cotizaciones,



solicitudes de compra, facturas y registros de gastos cuando sea necesario. Mantener las hojas de cálculo y los registros operativos del evento. Ayudar a preparar informes básicos del evento. Ayudar con la documentación posterior al evento. Apoyar la recopilación de comentarios de asistentes o clientes. Ayudar a registrar incidentes o problemas operativos del evento. Colaborar con las fotografías del evento y el contenido digital aprobado cuando sea necesario. Apoyar la coordinación básica de redes sociales o promociones cuando corresponda. Ayudar a comunicar los cambios de horario al personal pertinente. Coordinar la información rutinaria entre los equipos de eventos, operaciones, marketing, atención al cliente, administración y logística. Colaborar en eventos corporativos, conferencias, reuniones, actividades promocionales, exposiciones, talleres o eventos similares, según las necesidades de la empresa. Seguir los procedimientos del lugar, de salud, seguridad y emergencia. Ayudar a mantener los espacios del evento limpios, organizados y profesionales. Informar de inmediato sobre riesgos de seguridad o problemas operativos. Participar en la capacitación del evento y en actividades de mejora continua.Requisitos Educación secundaria completa o equivalente. Interés en eventos, hostelería, turismo, operaciones, marketing o atención al cliente. Buenas habilidades organizativas. Gran atención al detalle. Habilidades de comunicación amables y profesionales. Orientación al servicio al cliente. Conocimientos básicos de informática. Manejo fluido de correo electrónico, hojas de cálculo y documentos digitales. Capacidad para seguir cronogramas y listas de verificación. Capacidad para mantener registros precisos. Capacidad para organizar múltiples tareas rutinarias. Habilidades básicas para la resolución de problemas. Capacidad para mantenerse organizado en un entorno dinámico. Actitud confiable y responsable en el trabajo. Capacidad para colaborar eficazmente con diferentes equipos. Disposición para aprender sobre planificación de eventos y procesos operativos. Se valorará la experiencia previa en eventos, hostelería, turismo, atención al cliente, comercio minorista, administración, logística, apoyo de marketing, recepción o entornos similares, pero no es imprescindible. Se valorarán los estudios en Gestión de Eventos, Turismo, Hostelería, Administración de Empresas, Marketing, Comunicación, Relaciones Públicas, Logística o áreas afines, pero no son obligatorios. Se valorará, aunque no es imprescindible, el conocimiento básico de Microsoft Excel, Word, PowerPoint, Microsoft 365,



Google Workspace, Canva, sistemas de registro de eventos, plataformas CRM o herramientas de gestión de proyectos. La experiencia con Trello, Asana, Monday.com, Eventbrite, Canva, plataformas CRM o herramientas digitales similares es útil, pero no obligatoria. Se considerarán prácticas profesionales, eventos académicos, organizaciones estudiantiles, voluntariado, trabajo en hostelería, atención al cliente, comercio minorista, actividades promocionales, eventos comunitarios y otra experiencia transferible. Se anima a postularse a recién graduados y candidatos que busquen su primera oportunidad profesional en la organización de eventos. Alcance de las Operaciones de Eventos El/La Asistente de Operaciones de Eventos se encarga de la configuración, administración, programación, logística, atención al asistente, documentación y asistencia operativa de los eventos. La aprobación de contratos, los compromisos importantes con proveedores, la autorización del presupuesto del evento, las instalaciones técnicas que requieren conocimientos especializados, las decisiones de seguridad y otras decisiones de alto nivel relacionadas con el evento son responsabilidad del personal debidamente autorizado. La información sobre clientes, asistentes, proveedores, datos comerciales y pagos debe gestionarse de acuerdo con los procedimientos establecidos por la empresa.Los problemas de seguridad, fallos en el equipo, retrasos de proveedores, falta de materiales, quejas graves de clientes u otros problemas que puedan afectar la realización del evento deben reportarse de inmediato al miembro correspondiente del equipo de eventos u operaciones. ¿Por qué trabajar con nosotros? Adquiera experiencia práctica en la industria de eventos. Aprenda procesos profesionales de planificación de eventos. Desarrolle habilidades de logística y coordinación de eventos. Obtenga experiencia práctica en operaciones de eventos. Aprenda sobre el montaje del espacio y la preparación del evento. Desarrolle habilidades de coordinación con proveedores. Adquiera experiencia brindando apoyo a asistentes e invitados. Fortalezca sus habilidades de atención al cliente. Desarrolle habilidades de programación de eventos y gestión de tareas. Adquiera experiencia con la documentación de eventos. Fortalezca sus habilidades administrativas y de Excel. Aprenda los conceptos básicos de presupuesto y seguimiento de gastos de eventos. Conozca las actividades de marketing y promoción. Trabaje junto a los equipos de eventos, operaciones, hospitalidad, marketing, logística y atención al cliente. Desarrolle habilidades transferibles de coordinación y negocios. Desarrolla tu carrera profesional para ocupar puestos como Coordinador de Eventos, Coordinador de Operaciones de Eventos, Ejecutivo de Eventos, Coordinador de Logística de Eventos, Coordinador de Conferencias o Especialista en Operaciones de Eventos.

Sueldo: $600.000 - $800.000 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Asistente de Operaciones de Eventos (Chile)
🏢 Club 69 Events & Entertainment Chile
📍 Chile