PERFIL DE CARGOBackoffice de Ventas / Licitaciones1. Identificación del cargo

Cargo: Backoffice de Ventas / Licitaciones

Área: Ventas / Comercial

Reporta a: Gerencia de ventas

Interacción interna: Gerencia de Ventas, Representantes de Ventas y áreas administrativas relacionadas.

Interacción externa: Clientes públicos y privados, instituciones, proveedores y plataformas asociadas a procesos de licitación.

1. Objetivo del cargo

Brindar soporte administrativo y operativo al área de Ventas, gestionando de manera integral los procesos relacionados con licitaciones públicas y privadas, compras ágiles, consultas al mercado, cotizaciones, contratos y documentación comercial. La posición será responsable de asegurar que las oportunidades comerciales provenientes del mercado público y privado sean identificadas, gestionadas, documentadas y presentadas dentro de los plazos establecidos, manteniendo un adecuado seguimiento de cada proceso y proporcionando información oportuna al equipo comercial.
1. Principales funciones y responsabilidades

Gestión de Mercado Público

- Manejar de manera integral la plataforma Mercado Público, utilizando sus distintas funcionalidades para la búsqueda, gestión y seguimiento de oportunidades comerciales.
- Identificar y revisar licitaciones, compras ágiles, consultas al mercado y otras oportunidades relevantes para la compañía.
- Gestionar la participación de la empresa en procesos de compras ágiles.
- Preparar y realizar las respuestas a consultas al mercado efectuadas por instituciones públicas.
- Gestionar reclamos y solicitudes a través de la plataforma Mercado Público cuando corresponda.
- Realizar seguimiento permanente de las licitaciones y procesos adjudicados.

Gestión de Licitaciones Públicas y Privadas

- Revisar las bases administrativas, técnicas y económicas de las licitaciones.
- Completar formularios, documentos y anexos requeridos para cada proceso.
- Recopilar y cargar oportunamente toda la documentación necesaria para participar en licitaciones públicas y privadas.
- Coordinar el llenado del anexo económico con el Representante de Ventas correspondiente, manteniendo informado al Gerente de Ventas.
- Controlar los plazos de cada proceso y asegurar que los antecedentes sean presentados dentro de las fechas establecidas.
- Mantener un registro actualizado del estado de las licitaciones: en evaluación, adjudicadas, no adjudicadas, finalizadas u otros estados relevantes.

Gestión de Licitalab

- Manejar integralmente la plataforma Licitalab y sus funcionalidades.
- Utilizar la plataforma para realizar búsquedas rápidas y dirigidas de licitaciones, compras ágiles, consultas al mercado y otras oportunidades provenientes de Mercado Público.




- Configurar y optimizar criterios de búsqueda de acuerdo con los mercados y productos de interés para la compañía.
- Identificar oportunidades de mejora en el uso de Licitalab y proponer acciones que permitan optimizar la búsqueda y gestión de oportunidades comerciales.
- En una etapa avanzada, utilizar Licitalab y Mercado Público para recopilar y analizar información del mercado en el cual participa Diagnochile, generando antecedentes relevantes para apoyar la gestión comercial.

Consultas al Mercado

- Revisar periódicamente las consultas al mercado publicadas por instituciones.
- Coordinar la preparación de respuestas con los Representantes de Ventas y la Gerencia de Ventas.
- Solicitar oportunamente formularios, anexos, propuestas y/o cotizaciones necesarias para responder a cada proceso.
- Consolidar y presentar la información dentro de los plazos establecidos.

Cotizaciones

- Elaborar cotizaciones para clientes públicos y privados mediante el sistema KAME.
- Coordinar con los Representantes de Ventas la información comercial necesaria para generar las cotizaciones.
- Mantener registro y seguimiento de las cotizaciones emitidas cuando corresponda.
- Verificar que la información comercial ingresada en las cotizaciones sea correcta y se encuentre actualizada.

Gestión documental

- Mantener actualizada toda la documentación legal necesaria para participar en licitaciones.
- Controlar fechas de vigencia y vencimiento de certificados, antecedentes legales y documentación requerida por Mercado Público u otras entidades.
- Mantener actualizados los certificados y antecedentes correspondientes a proveedores.
- Anticipar vencimientos y gestionar oportunamente la renovación o actualización de documentos.
- Mantener un archivo digital ordenado, actualizado y de fácil acceso para los procesos de licitación y gestión comercial.

Gestión y seguimiento de contratos

- Mantener un registro actualizado de los contratos comerciales vigentes.
- Controlar fechas relevantes asociadas a los contratos, incluyendo inicio, término, renovaciones y vencimientos.
- Realizar seguimiento de los montos utilizados y montos restantes cuando corresponda.
- Mantener respaldos digitales actualizados de contratos y antecedentes relacionados.
- Alertar oportunamente al área comercial respecto de vencimientos, términos de contrato u otros hitos relevantes.

1. Responsabilidades de control y seguimiento

La persona deberá mantener mecanismos de seguimiento que permitan visualizar permanentemente:




- Licitaciones abiertas y próximas a cerrar.
- Compras ágiles pendientes.
- Consultas al mercado pendientes de respuesta.
- Licitaciones presentadas y estado de adjudicación.
- Contratos vigentes y próximos a vencer.
- Montos utilizados y disponibles en contratos.
- Cotizaciones realizadas.
- Documentación y certificados próximos a vencer.
- Tareas pendientes de Representantes de Ventas relacionadas con procesos de licitación.

1. Formación académica

Deseable: Carrera competente relacionada con Administración de Empresas, Ingeniería en Administración, Gestión Comercial, Comercio, Contabilidad o carreras afines. También podrán considerarse candidatos con experiencia comprobable en las funciones señaladas, especialmente en gestión de Mercado Público y licitaciones.

1. Experiencia requerida

Deseable: 2 años o más de experiencia en funciones de backoffice comercial, licitaciones, administración de ventas o cargos similares. Se valorará especialmente experiencia en:

- Mercado Público.
- Preparación y presentación de licitaciones.
- Compras ágiles.
- Consultas al mercado.
- Gestión documental.
- Elaboración de cotizaciones.
- Seguimiento de contratos.
- Trabajo administrativo asociado a equipos comerciales.

1. Conocimientos técnicos

Requisitos relevantes para el cargo:

- Manejo de plataforma Mercado Público.
- Conocimiento de procesos de licitación pública.
- Manejo de compras ágiles y consultas al mercado.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
- Capacidad para trabajar con plataformas de gestión comercial y administrativa.

Deseable:

- Experiencia utilizando Licitalab.
- Experiencia utilizando KAME o sistemas ERP/CRM equivalentes.
- Conocimiento de documentación legal requerida en procesos de licitación.
- Experiencia en elaboración y control de bases de datos, reportes y seguimiento comercial.

1. Competencias requeridas

Planificación y organización: Capacidad para gestionar simultáneamente diferentes procesos, fechas y prioridades. Orientación al detalle: Alto nivel de rigurosidad en la revisión y carga de documentos, anexos, fechas, montos y antecedentes.

Proactividad: Capacidad para anticiparse a vencimientos, identificar oportunidades y detectar posibles problemas antes de que afecten un proceso.

Capacidad de seguimiento: Constancia para monitorear procesos desde su inicio hasta su cierre.

Comunicación efectiva: Capacidad para coordinarse adecuadamente con Representantes de Ventas, Gerencia de Ventas, clientes y otras áreas.

Mejora continua: Capacidad para identificar oportunidades de optimización en plataformas, procedimientos y mecanismos de seguimiento.

9. Condiciones:

Ingreso: Octubre 2026

Jornada ordinaria, modalidad hibrida

Contrato plazo luego indefinido

📌 Auxiliar de back office (Región Metropolitana)
🏢 Diagnochile
📍 Región Metropolitana