Exeltis Chile, busca una Asistente Ejecutiva Bilingüe para brindar soporte administrativo y operativo integral a la oficina, Gerencia General y diversas áreas de la compañía. La posición es clave para garantizar la continuidad de la operación diaria, la eficiente gestión de compras y logística, y la impecable organización de eventos y viajes corporativos.

Principales Responsabilidades

1. Gestión y Operación de Oficina

- Administrar la recepción, atención telefónica, correspondencia y flujo de visitas internas y externas.
- Coordinar la agenda de salas de reuniones y la logística de respaldos para sesiones directivas.
- Gestionar el abastecimiento, compra y control de stock de insumos, papelería y materiales de oficina.
- Brindar apoyo administrativo continuo a Gerencia y a las distintas áreas funcionales según sus requerimientos.

2. Compras y Gestión Administrativa (SAP)

- Cotizar, evaluar y negociar con proveedores para eventos, viajes, artículos promocionales e insumos generales.
- Generar, tramitar y hacer seguimiento al ciclo completo de Órdenes de Compra (OC) y recepción de bienes/servicios en SAP.
- Controlar y consolidar el presupuesto y los gastos asociados a las actividades corporativas.

3. Organización de Eventos y Logística de Viajes

- Planificar y ejecutar eventos corporativos de punta a punta (convenciones, lanzamientos de productos, reuniones gerenciales, etc.).
- Coordinar la relación con proveedores clave: agencias de viajes, cadenas hoteleras, Banquetería y locaciones.
- Planificar itinerarios de viajes corporativos (pasajes, hospedaje, traslados) y gestionar cambios o imprevistos de manera oportuna.

4. Soporte Financiero y Rendición de Cuentas





- Elaborar y auditar las rendiciones de gastos de Gerencia General, garantizando el respaldo documental completo.
- Identificar y conciliar depósitos bancarios de clientes, apoyando su correcta aplicación contable en SAP.

Requisitos del Perfil

- Formación: Titulado/a en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Asistencia Ejecutiva o carrera afín.
- Experiencia: Mínimo 3 a 5 años en funciones similares de asistencia ejecutiva o administración general, idealmente en empresas multinacionales o de alto ritmo operativo.
- Idiomas: Inglés conversacional/avanzado (indispensable para interacción con contrapartes internacionales).
- Herramientas Digitales:
- Dominio intermedio/avanzado de Microsoft Excel y suite Office.
- Manejo práctico de SAP (módulos de compras/administración deseable).
- Habilidades clave: Sólida experiencia en negociación con proveedores, gestión de eventos y coordinación de viajes.

Competencias Deseadas

- Destacado comunicación interpersonal y diplomacia a todo nivel organizacional.
- Alta capacidad de organización, priorización y trabajo multitarea.
- Proactividad, autonomía y anticipación a las necesidades de la gerencia.
- Orientación al detalle, confidencialidad y capacidad de resolución ante contingencias.

Qué Ofrecemos?

- Oportunidad de trabajar en una compañía transnacional en pleno crecimiento
- Contrato directo con la empresa.
- Jornada presencial: lunes a viernes.
- Horario: 08:30 a 17:30 hrs. (40 Horas).
- Esta oferta laboral se rige bajo la Ley Nº 21.015 que incentiva la inclusión de personas con discapacidad al mundo laboral.

Profesionales interesados favor enviar curriculum al correo: [email protected]

📌 Asistente Ejecutivo Bilingüe (Santiago)
🏢 Exeltis
📍 Santiago