SOBRE EL CARGO

Buscamos un Coordinador de Oficina para asegurar el funcionamiento administrativo y operativo de la oficina, coordinando agendas, documentación, proveedores, requerimientos internos y atención de pacientes y colaboradores.

La posición tendrá un rol transversal entre las áreas administrativas y clínicas, realizando seguimiento de solicitudes, control documental y coordinación de servicios necesarios para mantener una operación ordenada y continua.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

- Coordinar las actividades administrativas y operativas diarias de la oficina.
- Gestionar agendas, reuniones, reservas y coordinación de espacios para profesionales y equipos de trabajo.
- Apoyar la organización de agendas de atención y resolver cambios o requerimientos administrativos relacionados.
- Atender consultas presenciales, telefónicas y por canales digitales, derivando cada solicitud al área correspondiente.
- Mantener actualizados registros administrativos, bases de datos y documentación de pacientes y proveedores según los procedimientos internos.
- Preparar, ordenar y archivar documentación administrativa y de respaldo de las operaciones.
- Coordinar solicitudes de insumos de oficina, materiales administrativos y suministros necesarios para la operación.
- Controlar inventarios de insumos y reportar oportunamente necesidades de reposición.
- Coordinar con proveedores servicios de mantenimiento, aseo, reparaciones, instalaciones y otros servicios generales.




- Solicitar cotizaciones y apoyar la comparación de alternativas para compras y servicios administrativos.
- Recibir, revisar y derivar facturas, órdenes de compra y documentos asociados a proveedores.
- Mantener seguimiento de facturas pendientes de aprobación y documentación administrativa incompleta.
- Apoyar el control de gastos de oficina y preparar antecedentes para rendiciones y cierres administrativos.
- Coordinar requerimientos entre administración, profesionales clínicos, proveedores y otras áreas internas.
- Dar seguimiento a solicitudes pendientes y verificar su resolución dentro de los plazos establecidos.
- Apoyar procesos de incorporación de nuevos colaboradores mediante preparación de espacios, accesos, documentación y materiales.
- Coordinar reuniones internas, preparar documentación y registrar acuerdos o tareas cuando sea necesario.
- Mantener actualizados calendarios, controles administrativos y reportes de gestión.
- Preparar reportes sobre gastos, proveedores, inventarios, solicitudes pendientes y actividades administrativas.
- Apoyar auditorías internas mediante recopilación y organización de documentos y respaldos.
- Velar por el correcto manejo y resguardo de información administrativa y de pacientes.




- Identificar oportunidades para mejorar procesos de oficina, reducir reprocesos y agilizar la atención de requerimientos.

LO QUE BUSCAMOS
- Formación técnica o cualificado en Administración, Secretariado Ejecutivo, Gestión Administrativa, Servicios de Salud o carrera relacionada.
- Experiencia de 2 a 4 años en coordinación de oficina, administración o áreas de servicios.
- Deseable experiencia en centros médicos, clínicas, consultas médicas o empresas relacionadas con salud.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
- Experiencia coordinando proveedores, compras, documentación y servicios generales.
- Capacidad para organizar agendas y administrar múltiples solicitudes simultáneamente.
- Buenas habilidades de comunicación y atención al usuario.
- Capacidad para trabajar con información confidencial y documentación sensible.
- Orientación al orden, seguimiento y cumplimiento de procedimientos.
- Capacidad para coordinar eficazmente con equipos administrativos y profesionales clínicos.

MINDSET Buscamos una persona organizada, resolutiva y orientada al servicio, capaz de mantener el control de múltiples actividades administrativas sin perder atención a los detalles. Debe tener iniciativa para anticipar necesidades de la oficina, realizar seguimiento constante y facilitar la coordinación entre los equipos administrativos, clínicos y proveedores.

Sueldo: $15.600.000 - $21.600.000 al año

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 COORDINADOR DE OFICINA (Curacautin)
🏢 Servicios Médicos Alto Cautín
📍 Curacautin