SOBRE EL CARGO

Buscamos un Coordinador de Oficina para organizar y controlar las actividades administrativas y operativas necesarias para mantener el funcionamiento eficiente de la oficina. El cargo tendrá responsabilidad sobre la coordinación de proveedores, compras, documentación, suministros, mantenimiento, reuniones y requerimientos internos.

La persona seleccionada deberá mantener los recursos y servicios de oficina disponibles, controlar solicitudes y pendientes, coordinar con proveedores y facilitar la comunicación entre las distintas áreas de la organización.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

- Coordinar las actividades administrativas y operativas de la oficina.
- Supervisar el funcionamiento diario de los espacios y servicios administrativos.
- Recibir, registrar y realizar seguimiento de solicitudes internas.
- Coordinar requerimientos de colaboradores, supervisores y áreas de gestión.
- Mantener actualizados registros, planillas, calendarios y controles de oficina.
- Gestionar la compra de artículos de oficina, insumos, materiales y servicios generales.
- Solicitar cotizaciones y comparar alternativas de proveedores.
- Coordinar órdenes de compra y realizar seguimiento de entregas.
- Mantener comunicación con proveedores para confirmar fechas, condiciones y servicios contratados.
- Controlar el inventario de suministros, materiales y artículos de oficina.
- Revisar niveles de stock y gestionar reposiciones oportunamente.
- Coordinar servicios de limpieza, mantenimiento, reparaciones, mensajería y otros servicios generales.
- Programar visitas de técnicos y proveedores a las instalaciones.
- Realizar seguimiento de trabajos de mantenimiento hasta su cierre.




- Registrar incidencias relacionadas con instalaciones, equipos y servicios de oficina.
- Coordinar con proveedores la resolución de problemas operativos.
- Mantener organizados los documentos administrativos, contratos, cotizaciones y respaldos de servicios.
- Controlar fechas de renovación de contratos y servicios recurrentes.
- Apoyar la revisión de facturas correspondientes a compras y servicios generales.
- Coordinar con Finanzas la validación y regularización de documentos pendientes.
- Mantener controles sobre gastos administrativos y compras de oficina.
- Preparar reportes periódicos de gastos, compras, inventario y servicios contratados.
- Coordinar reuniones internas, reservas de salas, equipos y requerimientos logísticos.
- Apoyar la organización de actividades, eventos y reuniones corporativas.
- Gestionar correspondencia, documentación recibida y despachos administrativos.
- Coordinar entregas y retiros de documentación, materiales y suministros.
- Mantener actualizados directorios de contactos, proveedores y servicios.
- Apoyar procesos administrativos relacionados con incorporación y salida de colaboradores.
- Coordinar entrega y devolución de materiales, equipos y recursos de oficina.
- Mantener control de activos administrativos asignados a colaboradores.
- Preparar documentos, presentaciones,



planillas y reportes solicitados por la administración.
- Dar seguimiento a tareas y compromisos administrativos hasta su resolución.
- Identificar necesidades recurrentes y proponer mejoras para reducir interrupciones operativas.
- Mantener confidencialidad sobre información administrativa, financiera y laboral.

LO QUE BUSCAMOS
- 2 a 4 años de experiencia en coordinación de oficina, administración, asistencia administrativa u operaciones.
- Formación técnica o cualificado en Administración, Gestión Empresarial, Secretariado Ejecutivo o carrera afín.
- Experiencia coordinando proveedores, compras, servicios generales y documentación.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
- Deseable experiencia con Google Workspace y sistemas administrativos o ERP.
- Capacidad para organizar inventarios, gastos y documentación.
- Buenas habilidades de comunicación y coordinación con proveedores y equipos internos.
- Capacidad para gestionar múltiples solicitudes y prioridades.
- Atención al detalle y orientación al seguimiento.
- Capacidad para resolver problemas administrativos de manera autónoma.
- Responsabilidad en el manejo de información confidencial.

MINDSET Buscamos una persona organizada, práctica y resolutiva, capaz de mantener el control de múltiples tareas simultáneamente. El Coordinador de Oficina debe anticipar necesidades de suministros y servicios, detectar problemas antes de que afecten la operación y asegurar que cada requerimiento administrativo tenga seguimiento hasta su cierre.

Sueldo: $1.700.000 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Coordinador de Oficina (Quilpué)
🏢 Hotel Cesari Servicios Hoteleros
📍 Quilpué