SOBRE EL CARGO

Buscamos un Coordinador de Back Office para organizar y controlar los procesos administrativos y operativos que respaldan la prestación de servicios de la organización. El cargo tendrá responsabilidad sobre la recepción y procesamiento de solicitudes, actualización de información en sistemas, control documental, seguimiento de casos y coordinación con equipos internos.

La persona seleccionada deberá asegurar que cada requerimiento sea correctamente registrado, procesado y cerrado, manteniendo trazabilidad de las gestiones y proporcionando información oportuna a las áreas involucradas.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

- Coordinar las actividades diarias del equipo de Back Office y distribuir solicitudes según prioridades.
- Recibir, registrar y clasificar requerimientos provenientes de clientes y áreas internas.
- Revisar que las solicitudes cuenten con la información y documentación necesaria para su procesamiento.
- Ingresar y actualizar datos en sistemas, plataformas internas y bases de datos.
- Procesar solicitudes administrativas y operativas de acuerdo con los procedimientos establecidos.
- Realizar seguimiento de casos desde su ingreso hasta su resolución y cierre.
- Controlar solicitudes pendientes, atrasadas, rechazadas o que requieran información adicional.
- Coordinar con equipos comerciales, técnicos, financieros y de soporte la resolución de requerimientos.
- Escalar incidencias que no puedan ser resueltas dentro de los procedimientos establecidos.
- Mantener actualizados los estados de cada caso y registrar todas las gestiones realizadas.
- Revisar documentación para detectar errores, inconsistencias o información faltante.
- Solicitar correcciones o antecedentes adicionales a las áreas correspondientes.




- Validar información antes de completar o cerrar una solicitud en el sistema.
- Preparar y revisar documentos, formularios, reportes y respaldos administrativos.
- Mantener archivos digitales y registros de acuerdo con los procedimientos internos.
- Controlar que los procesos se ejecuten dentro de los plazos y niveles de servicio establecidos.
- Monitorear indicadores de volumen, tiempos de procesamiento, casos pendientes y cumplimiento de SLA.
- Preparar reportes diarios, semanales y mensuales sobre la operación de Back Office.
- Analizar tendencias de errores, rechazos, reprocesos y solicitudes recurrentes.
- Identificar cuellos de botella y proponer ajustes para mejorar los tiempos de procesamiento.
- Coordinar la regularización de casos con errores o información incompleta.
- Apoyar procesos de facturación mediante la revisión y consolidación de antecedentes.
- Coordinar con Finanzas la resolución de diferencias administrativas o documentales.
- Mantener actualizadas las bases de datos de clientes, proveedores, servicios y solicitudes.
- Realizar controles periódicos para identificar registros duplicados, incompletos o inconsistentes.
- Preparar información para auditorías, revisiones internas y controles de calidad.
- Documentar procedimientos y actualizar instrucciones de trabajo cuando corresponda.
- Apoyar la capacitación de nuevos integrantes del equipo sobre procesos y sistemas de Back Office.




- Coordinar la cobertura de tareas y continuidad operacional ante ausencias o cambios de prioridad.
- Participar en proyectos de automatización y mejora de procesos administrativos.
- Asegurar el manejo confidencial de información comercial, financiera y de clientes.

LO QUE BUSCAMOS
- 2 a 4 años de experiencia en Back Office, operaciones, administración, soporte administrativo o coordinación de procesos.
- Formación técnica o profesional en Administración, Ingeniería, Informática, Gestión Empresarial o carrera afín.
- Experiencia procesando solicitudes y realizando seguimiento de casos.
- Manejo de Excel o Google Sheets para controles y reportes.
- Deseable experiencia con ERP, CRM, plataformas de tickets o sistemas de gestión de solicitudes.
- Capacidad para analizar información y detectar inconsistencias.
- Experiencia trabajando con procedimientos, SLA y controles operativos.
- Organización para gestionar múltiples solicitudes y prioridades.
- Buenas habilidades de comunicación y coordinación entre áreas.
- Atención al detalle y orientación al cumplimiento.
- Capacidad para documentar procesos y mantener registros actualizados.
- Autonomía para resolver requerimientos y escalar situaciones cuando corresponda.

MINDSET Buscamos una persona organizada, analítica y orientada al seguimiento. Un buen Coordinador de Back Office debe mantener control sobre cada solicitud, detectar rápidamente qué información falta, coordinar con el área correcta y asegurar que el caso avance hasta su resolución. La trazabilidad y precisión de los registros son fundamentales para mantener una operación optimizado.

Sueldo: $1.700.000 - $2.000.000 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Coordinador de Back Office (La Serena)
🏢 SoftwareGest Servicios Tecnológicos
📍 La Serena