SOBRE EL CARGO

Buscamos un Coordinador Administrativo para organizar y controlar las actividades administrativas necesarias para el funcionamiento diario de la empresa. El cargo tendrá responsabilidad sobre la coordinación de solicitudes internas, gestión documental, seguimiento de proveedores, control de compras, apoyo a procesos de facturación y preparación de información para las distintas áreas.

La persona seleccionada deberá mantener los procesos administrativos ordenados, controlar pendientes y asegurar que solicitudes, documentos y actividades sean gestionados dentro de los plazos establecidos.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

- Coordinar las actividades administrativas y operativas de la oficina.
- Recibir, registrar y distribuir solicitudes administrativas de las distintas áreas.
- Realizar seguimiento de requerimientos hasta su resolución.
- Mantener actualizados registros, bases de datos, planillas y controles administrativos.
- Gestionar y organizar documentación física y digital.
- Revisar documentos administrativos para verificar que estén completos y correctamente respaldados.
- Coordinar compras de materiales, insumos y servicios requeridos para la operación.
- Solicitar cotizaciones, comparar alternativas y preparar antecedentes para aprobación.
- Coordinar órdenes de compra y realizar seguimiento de entregas.
- Mantener comunicación con proveedores para confirmar fechas, condiciones y documentación.
- Registrar y controlar facturas, órdenes de compra y documentos relacionados.
- Coordinar con Finanzas la revisión de facturas pendientes, pagos y diferencias documentales.




- Apoyar procesos de facturación y seguimiento de documentación emitida a clientes.
- Mantener controles sobre gastos administrativos y solicitudes de compra.
- Preparar reportes periódicos de gastos, compras, proveedores y actividades administrativas.
- Coordinar reuniones internas, reservas de salas, agendas y requerimientos logísticos.
- Preparar documentos, presentaciones, informes y planillas solicitadas por las áreas de gestión.
- Coordinar servicios de oficina, mantenimiento, mensajería y otros proveedores externos.
- Controlar contratos, documentos y fechas de renovación de servicios administrativos.
- Dar seguimiento a vencimientos de permisos, certificados, pólizas y documentación requerida.
- Coordinar requerimientos administrativos con Recursos Humanos, Finanzas, Operaciones y otras áreas.
- Apoyar procesos de incorporación de nuevos colaboradores en aspectos administrativos y logísticos.
- Mantener actualizados registros de activos, equipos, materiales e insumos de oficina.
- Controlar inventarios administrativos y solicitar reposiciones cuando sea necesario.
- Atender consultas internas relacionadas con procesos y documentación administrativa.
- Identificar documentos o solicitudes pendientes y realizar las gestiones necesarias para cerrarlos.
- Preparar antecedentes para auditorías,



revisiones internas y controles administrativos.
- Detectar oportunidades para simplificar procesos y mejorar los controles administrativos.
- Mantener estricta confidencialidad sobre información financiera, comercial, laboral y administrativa.

LO QUE BUSCAMOS
- 2 a 4 años de experiencia en coordinación administrativa, administración de oficina, asistencia administrativa o cargos similares.
- Formación técnica o cualificado en Administración de Empresas, Administración de Recursos Humanos, Contabilidad o carrera afín.
- Experiencia coordinando proveedores, compras, documentación y requerimientos internos.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
- Deseable experiencia con Google Workspace, ERP o plataformas de gestión administrativa.
- Capacidad para organizar múltiples solicitudes y prioridades simultáneamente.
- Atención al detalle y orientación al seguimiento.
- Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para preparar reportes y trabajar con información administrativa y financiera.
- Autonomía para resolver requerimientos y escalar situaciones que requieran aprobación.
- Responsabilidad en el manejo de documentación confidencial.

MINDSET Buscamos una persona organizada, resolutiva y orientada al seguimiento. Un buen Coordinador Administrativo debe mantener visibilidad sobre los pendientes, anticipar necesidades, controlar documentación y asegurar que cada solicitud llegue a la persona correcta y avance dentro del plazo establecido.

Sueldo: $1.800.000 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Coordinador Administrativo (Quilpué)
🏢 ESGO Servicios Administrativos
📍 Quilpué