SOBRE EL CARGO

Buscamos un Coordinador Administrativo para gestionar y controlar procesos administrativos que apoyen el funcionamiento diario de la organización. El cargo tendrá responsabilidad sobre la coordinación de solicitudes internas, documentación, compras, proveedores, facturación, gastos y seguimiento de actividades pendientes.

La persona seleccionada deberá mantener información actualizada, asegurar la correcta documentación de los procesos y coordinar oportunamente con las áreas involucradas para evitar retrasos administrativos.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

- Coordinar y realizar seguimiento de los requerimientos administrativos de las distintas áreas.
- Registrar solicitudes, asignar seguimiento y controlar su avance hasta el cierre.
- Mantener actualizadas bases de datos, planillas, registros y controles administrativos.
- Revisar documentos administrativos, comerciales y financieros para verificar que estén completos.
- Organizar y mantener archivos físicos y digitales de acuerdo con los procedimientos internos.
- Coordinar compras de materiales, insumos, equipos y servicios requeridos por la organización.
- Solicitar cotizaciones y preparar comparativos de precios y condiciones comerciales.
- Gestionar órdenes de compra y realizar seguimiento con los proveedores.
- Confirmar fechas de entrega y resolver incidencias relacionadas con compras.
- Mantener actualizado el registro de proveedores y antecedentes comerciales.
- Revisar facturas recibidas y validar su correspondencia con órdenes de compra y servicios.
- Coordinar con Finanzas la corrección de facturas observadas o documentación pendiente.
- Apoyar el seguimiento de cuentas por pagar y compromisos administrativos.
- Registrar y controlar gastos administrativos de acuerdo con los presupuestos autorizados.




- Preparar reportes de gastos, compras, proveedores y solicitudes pendientes.
- Apoyar procesos de facturación mediante la recopilación y validación de antecedentes.
- Coordinar con las áreas correspondientes la resolución de diferencias de facturación.
- Controlar fechas de vencimiento de contratos, servicios, permisos y documentación.
- Dar seguimiento a renovaciones y solicitar antecedentes actualizados a proveedores.
- Coordinar servicios generales, mantenimiento, reparaciones, mensajería y otros requerimientos de oficina.
- Programar visitas de proveedores y técnicos a las instalaciones.
- Realizar seguimiento de trabajos administrativos y servicios externos hasta su finalización.
- Mantener controles sobre inventario de materiales, equipos y suministros.
- Coordinar reposiciones de insumos y mantener niveles adecuados de stock.
- Registrar entregas y asignaciones de equipos o materiales cuando corresponda.
- Coordinar reuniones internas, actividades administrativas y requerimientos logísticos.
- Preparar minutas, informes, presentaciones y planillas para reuniones de seguimiento.
- Consolidar información solicitada por Finanzas, Recursos Humanos, Operaciones y otras áreas.
- Dar seguimiento a compromisos derivados de reuniones y solicitudes internas.
- Identificar documentos faltantes, procesos atrasados y tareas pendientes.
- Preparar respaldos y antecedentes para auditorías y revisiones administrativas.




- Mantener trazabilidad de las gestiones realizadas y documentación asociada.
- Proponer mejoras para reducir errores, tiempos de respuesta y tareas administrativas repetitivas.
- Manejar información financiera, comercial y administrativa con estricta confidencialidad.

LO QUE BUSCAMOS
- 2 a 4 años de experiencia en coordinación administrativa, administración de empresas, operaciones administrativas o cargos similares.
- Formación técnica o competente en Administración, Contabilidad, Finanzas, Gestión Empresarial o carrera afín.
- Experiencia gestionando compras, proveedores, documentación y procesos administrativos.
- Experiencia realizando seguimiento de facturas, órdenes de compra y gastos.
- Manejo de Microsoft Excel, Word y Outlook.
- Deseable experiencia con ERP, sistemas administrativos o plataformas de gestión documental.
- Capacidad para elaborar reportes y trabajar con información administrativa y financiera.
- Organización para manejar múltiples solicitudes, prioridades y fechas límite.
- Atención al detalle y capacidad para detectar inconsistencias.
- Buenas habilidades de comunicación y coordinación.
- Capacidad para resolver problemas y realizar seguimiento hasta su cierre.
- Criterio y responsabilidad en el manejo de información confidencial.

MINDSET Buscamos una persona organizada, metódica y orientada al seguimiento. El Coordinador Administrativo debe mantener control sobre múltiples procesos simultáneamente, anticipar necesidades, detectar pendientes y coordinar con las áreas correspondientes para asegurar que cada actividad administrativa avance y quede correctamente documentada.

Sueldo: $1.500.000 - $1.800.000 al mes

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Coordinador Administrativo (Chillan)
🏢 Bruno Multimarcas Servicios Administrativos
📍 Chillan