SOBRE EL CARGO

Buscamos un Asistente Administrativo para apoyar la gestión diaria de la empresa mediante el manejo de documentación, registros, facturas, compras, proveedores y requerimientos internos.

La posición tendrá un rol operativo y transversal, asegurando que la información administrativa se mantenga actualizada y que las solicitudes de las distintas áreas sean gestionadas y documentadas oportunamente.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

- Registrar y mantener actualizada la información administrativa en los sistemas internos.
- Organizar, digitalizar y archivar documentos físicos y electrónicos.
- Recibir, revisar y distribuir documentación administrativa, facturas, órdenes de compra y otros respaldos.
- Apoyar el ingreso y seguimiento de facturas de proveedores.
- Verificar que las facturas cuenten con la información y documentación necesaria para su procesamiento.
- Mantener controles sobre documentos pendientes de aprobación, recepción o corrección.
- Apoyar la preparación de antecedentes para pagos y rendiciones de gastos.
- Registrar gastos administrativos y mantener respaldos ordenados.
- Coordinar solicitudes de compra de insumos, materiales y servicios para las distintas áreas.
- Solicitar cotizaciones y apoyar la comparación de precios, condiciones y plazos de entrega.
- Mantener comunicación con proveedores para confirmar pedidos, entregas, facturas y documentación pendiente.
- Dar seguimiento a órdenes de compra hasta la recepción de los productos o servicios solicitados.
- Apoyar el control de inventario de suministros de oficina y otros materiales administrativos.
- Coordinar servicios generales, mantenciones, reparaciones y requerimientos de las instalaciones.
- Gestionar llamadas, correos y consultas administrativas, derivando cada solicitud al responsable correspondiente.
- Apoyar la coordinación de reuniones, actividades internas y agendas administrativas.
- Preparar documentos, planillas, informes y presentaciones solicitadas por las áreas internas.




- Mantener actualizadas bases de datos, registros de proveedores, contactos y controles administrativos.
- Realizar conciliaciones básicas entre registros internos, documentos de respaldo y movimientos administrativos.
- Apoyar procesos de cierre mensual mediante recopilación y revisión de documentación.
- Preparar reportes básicos de gastos, compras, facturas, proveedores e inventarios.
- Dar seguimiento a tareas administrativas pendientes y comunicar oportunamente retrasos o inconsistencias.
- Apoyar auditorías internas mediante la recopilación y organización de documentación.
- Identificar errores o diferencias en registros administrativos y gestionar su corrección.
- Proponer mejoras simples para optimizar controles, archivos y procesos administrativos.

LO QUE BUSCAMOS
- Formación técnica en Administración, Contabilidad, Secretariado, Gestión Empresarial o carrera relacionada.
- Experiencia de 1 a 3 años en funciones administrativas.
- Manejo de Microsoft Office, especialmente Excel, Word y Outlook.
- Experiencia con facturas, órdenes de compra, proveedores y documentación administrativa.
- Deseable experiencia utilizando ERP o sistemas de gestión administrativa.
- Capacidad para mantener archivos y registros ordenados.
- Atención al detalle y precisión en el ingreso de información.
- Buenas habilidades de comunicación escrita y verbal.
- Capacidad para gestionar varias tareas y solicitudes simultáneamente.
- Orientación al cumplimiento de plazos y procedimientos.
- Disposición para colaborar con distintas áreas de la organización.

MINDSET Buscamos una persona ordenada, responsable y orientada al seguimiento, capaz de mantener bajo control múltiples tareas administrativas sin perder precisión. Debe tener iniciativa para detectar documentos pendientes, anticipar necesidades, resolver requerimientos y mantener información confiable y actualizada para apoyar el funcionamiento diario de la empresa.

Sueldo: $13.200.000 - $18.000.000 al año

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Asistente Administrativo (Los Ríos)
🏢 Tecnología Austral Digital
📍 Los Ríos