Exeltis Chile, busca una Asistente Ejecutiva Bilingüe para brindar soporte administrativo y operativo integral a la oficina, Gerencia General y diversas áreas de la compañía. La posición es clave para garantizar la continuidad de la operación diaria, la eficiente gestión de compras y logística, y la impecable organización de eventos y viajes corporativos.

Principales Responsabilidades

1. Gestión y Operación de Oficina

- Administrar la recepción, atención telefónica, correspondencia y flujo de visitas internas y externas.
- Coordinar la agenda de salas de reuniones y la logística de respaldos para sesiones directivas.
- Gestionar el abastecimiento, compra y control de stock de insumos, papelería y materiales de oficina.
- Brindar apoyo administrativo continuo a Gerencia y a las distintas áreas funcionales según sus requerimientos.

2. Compras y Gestión Administrativa (SAP)

- Cotizar, evaluar y negociar con proveedores para eventos, viajes, artículos promocionales e insumos generales.
- Generar, tramitar y hacer seguimiento al ciclo completo de Órdenes de Compra (OC) y recepción de bienes/servicios en SAP.
- Controlar y consolidar el presupuesto y los gastos asociados a las actividades corporativas.

3. Organización de Eventos y Logística de Viajes

- Planificar y ejecutar eventos corporativos de punta a punta (convenciones, lanzamientos de productos, reuniones gerenciales, etc.).
- Coordinar la relación con proveedores clave: agencias de viajes, cadenas hoteleras, Banquetería y locaciones.
- Planificar itinerarios de viajes corporativos (pasajes, hospedaje, traslados) y gestionar cambios o imprevistos de manera oportuna.

4. Soporte Financiero y Rendición de Cuentas





- Elaborar y auditar las rendiciones de gastos de Gerencia General, garantizando el respaldo documental completo.
- Identificar y conciliar depósitos bancarios de clientes, apoyando su correcta aplicación contable en SAP.

Requisitos del Perfil

- Formación: Titulado/a en Administración de Empresas, Secretariado Ejecutivo, Asistencia Ejecutiva o carrera afín.
- Experiencia: Mínimo 3 a 5 años en funciones similares de asistencia ejecutiva o administración general, idealmente en empresas multinacionales o de alto ritmo operativo.
- Idiomas: Inglés conversacional/avanzado (indispensable para interacción con contrapartes internacionales).
- Herramientas Digitales:
- Dominio intermedio/avanzado de Microsoft Excel y suite Office.
- Manejo práctico de SAP (módulos de compras/administración deseable).
- Habilidades clave: Sólida experiencia en negociación con proveedores, gestión de eventos y coordinación de viajes.

Competencias Deseadas

- Excelente comunicación interpersonal y diplomacia a todo nivel organizacional.
- Alta capacidad de organización, priorización y trabajo multitarea.
- Proactividad, autonomía y anticipación a las necesidades de la gerencia.
- Orientación al detalle, confidencialidad y capacidad de resolución ante contingencias.

Qué Ofrecemos?

- Posibilidad de trabajar en una compañía transnacional en pleno crecimiento
- Contrato directo con la empresa.
- Jornada presencial: lunes a viernes.
- Horario: 08:30 a 17:30 hrs. (40 Horas).
- Esta oferta laboral se rige bajo la Ley Nº 21.015 que incentiva la inclusión de personas con discapacidad al mundo laboral.

Profesionales interesados favor enviar curriculum con pretensiones de renta al correo: [email protected]

📌 Asistente Ejecutivo Bilingüe (Santiago)
🏢 Exeltis
📍 Santiago