SOBRE EL CARGO

Buscamos un Supervisor Administrativo para coordinar y supervisar la ejecución de los procesos administrativos de la organización, asegurando que las tareas sean distribuidas correctamente, que la documentación se mantenga actualizada y que los requerimientos sean atendidos dentro de los plazos establecidos.

El cargo tendrá responsabilidad sobre el seguimiento del trabajo administrativo, control de procesos, coordinación con proveedores y áreas internas, revisión de información y preparación de reportes para apoyar la gestión.

RESPONSABILIDADES PRINCIPALES

- Supervisar las actividades administrativas realizadas por el equipo a cargo.
- Distribuir tareas y requerimientos de acuerdo con prioridades, carga de trabajo y plazos.
- Realizar seguimiento diario al avance de las actividades asignadas.
- Revisar que los procesos administrativos sean ejecutados de acuerdo con los procedimientos internos.
- Controlar solicitudes pendientes, atrasadas y aquellas que requieran escalamiento.
- Revisar documentación administrativa, comercial y financiera antes de su procesamiento o archivo.
- Mantener actualizados registros, bases de datos, planillas y controles administrativos.
- Supervisar la correcta organización de archivos físicos y digitales.
- Coordinar con Finanzas la revisión de facturas, gastos, pagos y documentación pendiente.
- Revisar órdenes de compra y documentación asociada a adquisiciones.
- Supervisar el seguimiento de compras y requerimientos de proveedores.
- Coordinar con proveedores la entrega de bienes, servicios y documentación.
- Revisar diferencias entre órdenes de compra, facturas y servicios recibidos.
- Dar seguimiento a la resolución de documentos rechazados u observados.
- Controlar gastos administrativos y preparar información para seguimiento presupuestario.




- Revisar reportes de cuentas, compras, gastos, proveedores y procesos pendientes.
- Supervisar el cumplimiento de fechas de vencimiento de contratos, servicios y documentación.
- Coordinar renovaciones y recopilación de antecedentes actualizados.
- Supervisar servicios generales, mantenimiento, suministros y requerimientos de oficina.
- Coordinar con proveedores externos la atención de incidencias administrativas.
- Controlar inventarios de suministros, equipos y activos administrativos.
- Revisar registros de entrega, devolución y asignación de materiales o equipos.
- Preparar reportes periódicos sobre productividad, cumplimiento y pendientes del área.
- Monitorear indicadores administrativos como tiempos de respuesta, volumen de solicitudes y tareas pendientes.
- Analizar errores o reprocesos recurrentes y coordinar acciones correctivas.
- Verificar la calidad de la información registrada por el equipo.
- Apoyar la resolución de casos administrativos que requieran mayor análisis o coordinación.
- Coordinar con Recursos Humanos, Finanzas, Operaciones, Compras y otras áreas para resolver requerimientos.
- Preparar antecedentes para auditorías, revisiones internas y controles administrativos.
- Mantener procedimientos, instrucciones y controles del área actualizados.
- Capacitar y orientar al equipo respecto de procesos, controles y herramientas administrativas.




- Identificar necesidades de capacitación y oportunidades de mejora dentro del equipo.
- Coordinar la continuidad de las actividades ante ausencias, cambios de prioridad o aumentos de carga.
- Participar en proyectos destinados a mejorar procesos administrativos y reducir tiempos de respuesta.
- Asegurar el manejo adecuado y confidencial de información financiera, comercial y laboral.

LO QUE BUSCAMOS

- 3 a 5 años de experiencia en administración, operaciones administrativas, coordinación o supervisión de equipos.
- Experiencia previa supervisando personal administrativo o coordinando equipos de trabajo.
- Formación técnica o cualificado en Administración, Contabilidad, Finanzas, Gestión Empresarial o carrera afín.
- Experiencia en control documental, compras, proveedores y procesos administrativos.
- Conocimientos de facturación, gastos y documentación financiera.
- Manejo de Microsoft Excel, Word y Outlook.
- Deseable experiencia con ERP, sistemas administrativos y plataformas de gestión documental.
- Capacidad para distribuir tareas y controlar cargas de trabajo.
- Habilidad para analizar información y detectar errores o desviaciones.
- Buenas habilidades de comunicación y liderazgo operativo.
- Capacidad para resolver problemas y escalar situaciones oportunamente.
- Organización, seguimiento y orientación al cumplimiento.
- Criterio para manejar información confidencial.

MINDSET

Buscamos una persona organizada, firme y orientada al control, capaz de mantener al equipo enfocado en las prioridades y asegurar que los procesos administrativos avancen correctamente. El supervisor debe conocer el estado de los pendientes, detectar desviaciones, apoyar la resolución de problemas y mantener estándares consistentes de calidad y cumplimiento.

Lugar de trabajo: Empleo presencial

📌 Supervisor Administrativo (Valparaíso)
🏢 Kure-Zei Servicios Administrativos
📍 Valparaíso