Dar soporte administrativo y logístico a la operación agrícola, asegurando el abastecimiento oportuno de insumos y repuestos, el control de las facturas y la documentación de las operaciones, la correcta rendición de los gastos, el desarrollo y control del presupuesto del predio, y la preparación de informes de costos para la jefatura.
Compras y abastecimiento
Recibir las solicitudes de compra de las distintas áreas del predio. Realizar cotizaciones de insumos, repuestos y servicios, comparando alternativas y condiciones. Emitir órdenes de compra según los requerimientos autorizados. Realizar y organizar las compras de ferretería y supermercado, coordinando listados, prioridades y retiros. Gestionar la logística de compra y traslado de insumos y repuestos.
Caja chica y rendiciones
Recibir las facturas y boletas de compras efectuadas con caja chica. Controlar las facturas de compra de caja chica, verificando que cuenten con respaldo y correspondan a gastos autorizados. Realizar la rendición de las facturas de compra de caja chica y de los gastos del predio.
Control de bodega e insumos
Efectuar la entrega y recepción de petróleo.
Efectuar la entrega y recepción de productos químicos. Entregar EPP y útiles de aseo, llevando el registro correspondiente.
Gestión documental y control de facturas
Mantener el control de las facturas de compra del predio, verificando que cada una cuente con su orden de compra, guía de despacho y recepción conforme, y que no queden facturas pendientes o sin respaldo. Emitir guías de despacho, incluidas las de traslados internos. Recepcionar y archivar guías de despacho. Mantener el archivo ordenado y actualizado de la documentación del predio.
Informes y control de gestión
Preparar informes de costos del predio, consolidando la información de compras, consumos de insumos y gastos. Preparar controles de presupuesto, comparando el gasto real con lo presupuestado e informando las desviaciones a la jefatura.
Certificaciones del predio
Apoyar en el desarrollo de la certificación del campo, preparando, ordenando y manteniendo al día los registros y respaldos documentales requeridos.