Objetivo del cargo
Administrar y coordinar los procesos de atención al cliente, programación de servicios, gestión comercial, facturación, cobranza y requerimientos de insumos, asegurando una operación ordenada, optimizado y con altos estándares de servicio.
Buscamos una persona capaz de gestionar procesos de manera autónoma, anticiparse a los problemas y contribuir a la mejora continua.
Principales responsabilidades
1. Atención de clientes y gestión comercial
Atender y gestionar requerimientos por WhatsApp, teléfono y correo electrónico.
Recibir y canalizar solicitudes provenientes de campañas digitales y clientes actuales.
Preparar y enviar cotizaciones según tarifas y condiciones comerciales establecidas.
Realizar seguimiento sistemático de cotizaciones y oportunidades comerciales.
Mantener actualizada la información de prospectos y clientes en el CRM.
Apoyar la reactivación de clientes antiguos y detectar oportunidades de nuevos servicios.
Coordinar reuniones y visitas comerciales cuando corresponda.
2. Programación y coordinación de servicios
Organizar la programación diaria y semanal de servicios técnicos.
Utilizar herramientas digitales de planificación y optimización de rutas.
Enviar correos de coordinación y confirmación de visitas a los clientes.
Realizar seguimiento de confirmaciones mediante correo, WhatsApp y teléfono.
Coordinar ajustes de agenda y reprogramaciones con el equipo técnico.
Gestionar solicitudes de emergencia y situaciones operativas imprevistas.
Verificar el cierre administrativo de los servicios ejecutados envío de certificados.
3. Facturación, cobranza y administración
Crear y mantener actualizados los registros de clientes.




Preparar y emitir documentos de facturación según los procedimientos internos.
Controlar facturas emitidas, vencimientos y saldos pendientes.
Realizar seguimiento de cobranza de manera sistemática y profesional.
Organizar contratos, órdenes de compra y documentación de respaldo.
Mantener registros administrativos completos y actualizados.
4. Coordinación de insumos y materiales
Recopilar periódicamente los requerimientos de productos, insumos, equipos y materiales del personal técnico.
Consolidar las necesidades de reposición según existencias reportadas y programación de servicios.
Preparar solicitudes de compra para aprobación.
Coordinar entregas y mantener actualizado el registro administrativo de requerimientos pendientes.
Alertar oportunamente sobre posibles faltantes que puedan afectar la ejecución de servicios.
5. Atención posventa y reclamos
Recibir y registrar solicitudes de clientes, reclamos y requerimientos especiales.
Coordinar las acciones necesarias con el personal técnico.
Mantener informados a los clientes y hacer seguimiento hasta el cierre de cada caso.
Escalar situaciones complejas a la gerencia.
6. Control y mejora de procesos
Mantener actualizados los sistemas de gestión de la empresa.
Elaborar reportes de programación, cotizaciones, facturación y cobranza.
Identificar oportunidades de mejora y automatización administrativa.




Contribuir a la implementación de procesos que permitan el crecimiento ordenado de la empresa.
Requisitos
Indispensables
Formación técnica o profesional en Administración, Gestión Comercial, Logística o carreras afines.
Al menos 2 años de experiencia en administración, coordinación operativa o atención de clientes.
Experiencia utilizando herramientas digitales de trabajo.
Manejo intermedio de Excel.
Excelente comunicación escrita y verbal.
Capacidad para gestionar múltiples tareas y prioridades.
Autonomía, responsabilidad y capacidad de trabajar remotamente.
Orientación al cliente y habilidad para resolver problemas.
Deseables
Experiencia en empresas de servicios técnicos, mantención, logística, instalaciones o servicios en terreno.
Conocimientos de facturación electrónica y cobranza.
Experiencia utilizando sistemas CRM o ERP.
Manejo de herramientas de automatización e inteligencia artificial.
Experiencia coordinando agendas de equipos técnicos.
Competencias que valoramos
Organización y planificación.
Proactividad y autonomía.
Orientación al servicio.
Resolución de problemas.
Rigurosidad administrativa.
Capacidad de priorización.
Habilidades de comunicación.
Adaptabilidad y disposición al aprendizaje.

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