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General Services
- LAS CONDES-CERRO EL PLOMO(CHL)
- Chile
- Ser la cara visible de la compañía, recibir a los clientes internos y externos, proveedores, documentación y llamadas derivándolas al Departamento correspondiente, asegurando la fluidez de la comunicación. Brindar soporte a los distintos Departamentos en labores administrativas en especial el área de Recursos Humanos, coordinando las acciones necesarias para el cumplimiento de objetivos.
- Principales funciones/tareas:

- Mantener comunicación, control y coordinación constante con el personal de portería, recibiendo a las personas externas que vengan a reuniones o a visitar a los distintos Departamentos, asegurando que sean atendidos debidamente.
- Recepcionar correspondencia global de la Cia y derivarla a las áreas correspondiente, llevando un rgeistro de recibo y entrega en línea con la guardia.
- Recibir a los proveedores, visitas, clientes y documentación que llegue a la Compañía que se le será entregada por la portería de forma diaria, siguiendo el procedimiento de recepción de personas y documentación de la Compañía.
- Contestar las llamadas telefónicas que entran a la central, derivarlas a las personas correspondientes y tomar los mensajes para los distintos Departamentos de la Compañía. Contestar también preguntas frecuentes y simples de clientes internos y externos.
- Llevar un inventario de la bodega de insumos de oficina y materiales de aseo, enviando a tiempo la solicitud de stock mensual a DIMERC que debe ser aprobada por la DAF, de manera de que no se produzcan quiebres en los insumos. Llevar control de materiales que se solicitan por los trabajadores y lo que se entrega.
- Coordinación de viajes y traslados nacionales e internacionales (Traslados, Vuelos, Hoteles, POB)



para los miembros del área Comercial y Administrativa cuando corresponda con previa autorización de jefaturas, entregando respuesta a los requerimientos en un plazo no mayor a 48 horas hábiles, cumpliendo con el Manual de Procedimientos del área. Envió de Consignas de Seguridad a nuestras visitas del extranjero.
- Coordinación de salas de reuniones por Outlook, manteniendo un calendario organizado sin sobreponer reuniones en un mismo horario. Control diario de salas de reuniones que tengan los suministros y estén limpias y ordenadas antes y después de cada reunión.
- Llevar registro de los anexos telefónicos y distribuirla cada vez haya un cambio a todo el personal.
- Coordinar reuniones trimestrales y consolidación de presentaciones.
- Coordinación de agenda de Inducción Corporativa de nuevos trabajadores.
- Coordinar cumpleaños de trabajadores de forma mensual, fecha sugerida a mediados de cada mes.
- Coordinación de salas para coordinación de capacitaciones y materiales.
- Respetar y difundir la importancia del respeto de las normas de HSQE y la legislación vigente.
- Respetar la confidencialidad de los temas a trabajar, tanto generales de Recursos Humanos y de Dirección General.

**Context and environment**
- Relación con proveedores de servicios:

- Gestionar todas las solicitudes de pedidos HR en SAP (SOLPED) del área y servicios generales que entrega el área,



manteniendo un orden del proceso administrativo y cumpliendo con el proceso de Compras Interno de la Compañía.
- Casino: Administradora de Contrato: Llevar el registro de inscripción diaria de almuerzos del personal administrativo derivando esta información al proveedor del casino antes del mediodía, entregando el control a fin de mes a RRHH. Llevar proceso de minuta del mes. Coordinar las celebraciones y comidas extras que se requieran.

Funciones del CODIR:

- Asistir a los miembros del CODIR en los requerimientos de coordinación de reuniones, agenda, viajes, traslados y suministros, organizar traducciones, y consolidar en un mismo formato presentaciones de Business Review en Share Point.

Dirección General: asistir la agenda mensual del director general, coordinar sus viajes, traslados, rendición de sus gastos mensuales y apoyo con requerimientos de asistencia domestico que requiera junto a su familia

**Competencias Técnico/Profesionales**:

- Estudios t
- cnico-profesionales en Administración o Secretariado.
- Computación a nível usuario, manejo de Word, PPT Excel.
- Idioma Inglés intermedio e adecuado francés.

**Competencias Blandas**:

- Confidencialidad y discreción.
- Antigüedad del cargo y hacia la Dirección.
- Orden y respuesta a los requerimientos.

Alta orientación al cliente, habilidades comunicacionales, multitasking y de trato amable. Mínimo 3 años de experiência en labores similares.**Offer ID**
- 72949BR

**Metier**
- General Services Responsibilit

**Employment type**
- Regular position

**Experience level required**
- Minimum 3 years

**Employer company**
- TotalEnergies Marketing Chile S.A.

**Branch**
- Marketing & Services

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📌 Asistente Dirección y Servicios Generales (Las Condes)
🏢 TotalEnergies
📍 Las Condes