Especialista Administrativo a La Serena

Para una organización ubicada en la zona de La Serena, selecciona un a Especialista Administrativo a con experiencia en procesos administrativos y contables para incorporarse en un proyecto. En este puesto te responsabilizarás de la recepción y procesamiento de facturas y notas de crédito de diversos servicios, tanto asociados a órdenes de compra como a acuerdos de servicios. También gestionarás reportes de gastos de viaje, realizarás el seguimiento del sistema de facturación electrónica y elaborarás informes para los equipos internos y el Departamento de Contabilidad. La posición requiere manejo de sistemas específicos como Reqless, Carina, Costpoint y Openfactura, además de coordinación con las áreas de Contratos, Compradores, Contabilidad y Bodega.

Qué ofrecemos

Tipo de contrato establecido como proyecto, con duración ligada a las necesidades definidas para la posición.

Lugar de trabajo en La Serena, con desplazamientos al sitio según organización de las tareas.

Condición de disponibilidad idóneo para quedarse en montaña durante la semana cuando la operativa así lo requiera.

Posición que admite solicitudes de personas con discapacidad según Ley N21.015, promoviendo equipos diversos e inclusión laboral.

Funciones qué llevarás a cabo en el puesto

Recibir y procesar facturas y notas de crédito correspondientes a servicios prestados mediante órdenes de compra o acuerdos de servicios establecidos.

Mantener comunicación permanente con solicitantes y usuarios para obtener su aprobación respecto de los servicios prestados antes de iniciar el proceso de pago.

Revisar y procesar reportes de gastos de viaje,



asegurando cumplimiento estricto de las políticas y procedimientos definidos por la organización.

Realizar diariamente el seguimiento del sistema de facturación electrónica, alertando a los equipos de Contratos y Compradores y controlando las acciones pendientes.

Elaborar informes semanales con base en la información del sistema de facturación electrónica y en las acciones de seguimiento acordadas con Contratos y Compradores.

Elaborar y presentar reportes de proyección de pagos futuros al Departamento de Contabilidad, facilitando la planificación financiera correspondiente.

Entregar respuesta oportuna a las empresas de factoring cuando sea requerido, gestionando consultas y solicitudes relacionadas con el estado de pagos.

Identificar posibles problemas de pago y contactar a las personas adecuadas dentro de la organización para coordinar soluciones efectivas.

Trabajar con los sistemas Reqless, Carina, Costpoint, Openfactura y carpetas en línea para registrar información y documentación necesaria para completar los procesos de pago.

Brindar apoyo eventual al equipo de Bodega en el proceso de pago de facturas relacionadas con bienes recibidos en el sitio asignado.

Qué perfil buscamos

Formación con al menos 8 semestres completados en institución de educación superior acreditada por el Estado, en Administración, Logística,



Auditoría o carreras afines directamente relacionadas.

Experiencia mínima de 3 años en funciones administrativas, con participación demostrable en áreas de administración y contabilidad dentro de organizaciones estructuradas.

Valorable experiencia previa utilizando los sistemas Reqless, Carina, Costpoint y Openfactura para la gestión administrativa, de facturación y de pagos.

Capacidad para analizar, sintetizar y elaborar informes administrativos en formato Excel, manejando datos numéricos y tablas con rigor y precisión.

Conocimientos computacionales de nivel intermedio que permitan un uso fluido de sistemas de información y herramientas ofimáticas habituales.

Conocimiento intermedio de inglés, suficiente para manejar documentación y comunicaciones básicas en contexto administrativo cuando sea necesario.

Conocimientos de contabilidad, sistemas de información, finanzas y administración de empresas aplicados a la gestión de facturas, pagos y reportes.

Manejo de conceptos básicos de resolución de problemas para identificar incidencias de pago, evaluar causas y colaborar en la definición de soluciones.

Disponibilidad para desempeñar funciones en Recinto La Serena y montaña de Tololo, incluyendo la posibilidad de quedarse en montaña durante la semana cuando se requiera.

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📌 Especialista Administrativo a La Serena
🏢 Adecco Chile
📍 La Serena