Videojet – Asistente Administrativa de Facturación

Videojet es líder mundial en soluciones de impresión, codificación y marcado industrial, utilizadas para imprimir información variable como fechas de vencimiento, lotes, códigos y datos regulatorios en productos de consumo, farmacéuticos, industriales y otras industrias.

Descripción del rol

La persona seleccionada será responsable de apoyar los procesos administrativos y de facturación del área de Servicios, asegurando la correcta recepción, control, clasificación y seguimiento de la documentación necesaria para convertir los servicios realizados en procesos de venta y facturación. El rol requiere una persona organizada, metódica, con buen manejo de Excel y Outlook, capacidad para trabajar bajo presión y alta orientación al cliente interno y externo.

Responsabilidades

- Recepcionar y controlar órdenes de compra de servicios con contrato y servicios correctivos.
- Recibir, controlar y clasificar órdenes de reparación.
- Armar carpetas en OneDrive para la carga de notas de venta y posterior facturación.
- Cargar notas de venta en Softland.
- Dar seguimiento al forecast del área.
- Realizar seguimiento y resolución de facturas rechazadas u observaciones en notas de venta.
- Descargar, revisar y analizar reportes de facturación.
- Preparar informes semanales sobre el estado de venta del sector.
- Cargar requerimientos en Softland.
- Mantener archivo y control de documentación administrativa.
- Brindar soporte a consultas y seguimiento con clientes internos y externos.
- Desarrollar y dar seguimiento a KPIs del área.




- Identificar oportunidades de mejora en procesos administrativos y de facturación.
- Colaborar con distintas áreas para asegurar continuidad, trazabilidad y correcta ejecución del proceso.

Requisitos esenciales

- Experiencia previa en roles administrativos, facturación, back office, soporte administrativo, servicios, operaciones o áreas similares.
- Conocimientos en administración, contabilidad, facturación o procesos documentales.
- Manejo de Excel y Outlook, idealmente nivel intermedio/avanzado.
- Experiencia trabajando con sistemas administrativos, ERP o plataformas de gestión.
- Experiencia en atención a clientes internos y/o externos.
- Capacidad para trabajar bajo presión y manejar prioridades cambiantes.
- Buen trato interpersonal y comunicación clara.
- Disponibilidad para trabajar bajo modalidad híbrida en Santiago, zona Macul.
- Experiencia en Softland.
- Experiencia en procesos de facturación de servicios.
- Experiencia con órdenes de compra, órdenes de reparación, notas de venta o documentación comercial.
- Experiencia en análisis de datos, reportes, indicadores o generación de KPIs.
- Experiencia en desarrollo o mejora de procesos.
- Experiencia en áreas de servicio técnico, operaciones, finanzas,



administración o customer service.
- Conocimiento o experiencia previa con Oracle u otros ERP.

Competencias clave

- Organización y planificación.
- Proactividad.
- Adaptabilidad ante entornos cambiantes.
- Trabajo en equipo.
- Comunicación clara con clientes internos y externos.
- Inteligencia emocional.
- Flexibilidad.
- Sentido de urgencia.
- Orientación a procesos.
- Atención al detalle.
- Capacidad para compartir información y colaborar con otros.
- Capacidad para proponer mejoras, no solo identificar problemas.
- Buen manejo de presión y prioridades múltiples.

Desafíos principales

- Asegurar que la documentación del servicio se procese correctamente para avanzar hacia facturación.
- Mantener trazabilidad y orden en un proceso con alto volumen de información.
- Coordinarse con técnicos, supervisores, operaciones y otras áreas para resolver pendientes.
- Manejar cambios, urgencias y prioridades propias de un entorno de servicio.
- Reducir errores u observaciones en notas de venta y facturas.
- Proponer mejoras en procesos actualmente manuales.
- Adaptarse a cambios de sistema y nuevas formas de trabajo.
- Contribuir a un equipo más colaborativo, transparente y orientado a soluciones.

Horario y modalidad de trabajo

Modalidad mixta: tres días presenciales en oficina y los demás días de trabajo remoto. Jornada de lunes a viernes, horario referencial de 8:30a.m. a 6:00p.m., sujeto a la jornada legal vigente en Chile. Ubicación en Santiago, zona Macul.

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📌 Asistente Administrativa Facturación (Santiago)
🏢 Videojet Chile Codificadora
📍 Santiago